Tenir le planning et les échéances

Un planning en versions

Le planning de chaque tranche se tient en versions. Une version publiée ne change plus : seuls l'avancement et le réalisé s'y saisissent encore ; pour la modifier, on crée une nouvelle version à partir d'elle. Parmi les versions publiées, l'une fait foi et une autre sert de référence : deux gestes distincts de la publication.

Saisir, coller, importer

• Une grille, où l'on colle des lignes copiées d'un tableur ; le retrait dit ce qu'un groupe contient.
• Le diagramme de Gantt, à la souris ou au clavier : déplacer une tâche, changer ses dates, son avancement.
• L'import d'un fichier .xlsx ou .csv de 10 Mo au plus, exporté de votre logiciel de planification.
• Des liens entre tâches : un lien dit qu'une tâche en attend une autre ; il signale une incohérence de dates, sans déplacer de tâche.

Comparer à la référence

Le diagramme montre le prévu, le réalisé et la référence. Deux versions se comparent tâche par tâche. Sur le téléphone, l'écran montre les jalons de la version qui fait foi et les tâches en retard.

Les échéances du projet

Les échéances viennent des délais des pièces, des dates du dossier et des documents lus. Par exemple :

• la fin d'une assurance ;
• la fin du délai de recours d'une autorisation, et sa péremption ;
• la fin de validité d'un devis reçu ;
• la fin d'une garantie ;
• l'échéance d'une action.

Des alertes qui s'ouvrent et se ferment seules

Une alerte s'ouvre quand l'état du projet la rend vraie, et se ferme quand elle ne l'est plus : échéance proche ou dépassée, pièce manquante, tâches en retard au planning, planning en dérive par rapport à la référence, nouvelle version de planning reçue. Une alerte se met en sourdine pour un temps.

Le tableau de bord du projet

Il réunit ce qui appelle une décision, les pièces de la phase en cours, les échéances, l'état du dossier, le point financier pour qui le lit, et les derniers échanges.

Tâches et agenda

L'agenda du projet, à la semaine ou au mois, range de lui-même les réunions du dossier et les échéances des pièces, des actions et des signatures. Un événement saisi y est rangé ; il n'est envoyé à personne.

« Mes tâches » réunit les tâches qui vous sont attribuées dans tous vos projets, les retards en tête. Une tâche apparaît aussi d'elle-même quand une signature attend depuis plus de cinq jours, ou quand un lien de dépôt que vous avez envoyé expire sans avoir servi.