Suivre le dossier d'une opération immobilière

Partir d'un modèle

Un projet se crée depuis un modèle de votre organisation : phases, pièces attendues, arborescence du plan de classement, convention de nommage et lignes du budget sont en place dès le départ. Un modèle sert d'une opération à l'autre.

Réunir les mails et les documents

Tout ce qui arrive entre au même endroit, quelle que soit sa voie :

• une adresse mail par projet : les intervenants la mettent en copie, ou y transfèrent un message, et le message entre dans le projet avec ses pièces jointes ;
• le dépôt depuis l'écran des documents, jusqu'à 200 Mo par fichier ; une archive est ouverte, et chacun de ses fichiers suit le même chemin qu'un document déposé seul ;
• un expéditeur que le projet ne connaît pas est signalé : vous l'ajoutez à l'annuaire de l'organisation, ou vous l'ignorez.

La garde, avant toute lecture

Avant d'être lu ou classé, chaque document passe par la garde. Elle cherche les mentions de classification sans modèle d'intelligence artificielle, et isole en quarantaine tout document dont la mention dépasse le niveau admis par votre organisation.

Ce que la garde n'a pas pu examiner en entier n'est jamais envoyé à un modèle : le document reste à classer, sans lecture. Un document déjà reçu dans le projet est reconnu comme doublon.

Un nom et une place proposés, vous décidez

Equerio reconnaît le type de pièce, rattache l'expéditeur à son intervenant d'après l'annuaire, et propose un nom conforme à la convention de l'opération et une place dans le plan de classement. Chaque proposition attend dans une file de vérification : vous confirmez ou corrigez. Un document à vérifier ne compte pour aucune pièce tant qu'il n'est pas vérifié.

Les pièces attendues, phase par phase

Pour chaque phase de l'opération, Equerio dit ce qui est reçu, ce qui manque et ce qui reste attendu. Une pièce manquante ouvre une alerte, qui remonte au tableau de bord parmi ce qui appelle une décision.

Le dossier de l'opération, et la source de chaque valeur

Le dossier rassemble ce que l'opération doit savoir : intervenants, contrats, assurances, autorisations, programme et surfaces, réceptions… Une fois classé, un document peut être lu, si la lecture est activée pour le projet : ses valeurs sont proposées au dossier avec l'extrait et la page d'où elles viennent.

Une valeur dont l'extrait ne se retrouve pas dans le document attend une validation, comme tout montant. Quand deux documents ne disent pas la même chose, Equerio le signale : vous gardez la valeur en place ou adoptez la valeur lue. Une valeur saisie par une personne est protégée : aucun document ne la remplace.

Retrouver, et poser une question

Cherchez un document par son nom ou dans son contenu, une valeur du dossier, une tâche du planning, une écriture du budget.

Posez une question sur le projet : l'assistant répond à partir des documents et des valeurs du dossier que vous pouvez lire, et cite chaque source. S'il ne trouve rien, il le dit.

Ouvrir le projet aux intervenants

Maîtrise d'œuvre, bureaux d'études, entreprises : vous les invitez sur le projet, en entier, ou sans certains domaines — financier, achats, sûreté, juridique. Un invité restreint ne voit que ce qui lui est ouvert et les documents qu'il a lui-même déposés. Les invités ne paient pas.

Exporter la fiche du projet

La fiche du projet s'exporte en tableur (.xlsx) : le dossier section par section, l'avancement des phases, les pièces attendues et, si vous le lisez, le point financier. Elle ne contient que ce que vous pouvez lire dans le projet.