Préparer les comités de pilotage

Les types de réunion de l'organisation

Chaque type de réunion dit sa nature, sa durée habituelle, son ordre du jour type et ses gabarits, Word et PowerPoint. L'administrateur de l'organisation les tient ; les instances des projets en sont faites.

Les instances du projet

Comité de pilotage, comité technique, comité d'investissement, réunion de chantier : chaque instance du projet a son type, ses membres et son domaine. Un membre est un compte qui a accès au projet, ou une personne de l'annuaire, avec son rôle dans l'instance. Un invité à qui le domaine de l'instance est masqué n'en voit rien.

Un support de comité, en PowerPoint

Depuis l'écran des documents, produisez un support de comité à partir d'un gabarit PowerPoint de votre organisation, ou de l'un des gabarits standard d'Equerio, avec ou sans budget : contexte, phases, planning, programme et surfaces, budget, alertes et échéances, décisions.

Les chiffres viennent du projet : pièces attendues et reçues par phase, jalons du planning qui fait foi, alertes ouvertes, synthèse financière. Les graphiques sont des graphiques PowerPoint natifs, qui se modifient ensuite comme tout graphique. Le support se produit en PowerPoint ou en PDF.

Un support qui porte un chiffre financier est du domaine financier : il ne se lit que de qui lit ce domaine.

Les documents Word, depuis vos gabarits

Courrier, ordre de service, compte rendu, bordereau : vos gabarits Word se remplissent avec les données de l'opération, en document modifiable ou en PDF. Une balise d'un domaine que vous ne lisez pas fait refuser la génération. Le document produit entre au projet comme tout document : il passe la garde, puis se range.

Préparer la réunion

• Le tableau de bord dit ce qui appelle une décision : pièces manquantes, documents à vérifier, valeurs lues à valider, changements de phase proposés.
• L'analyse du portefeuille montre l'avancement, les écarts au planning, les échéances et les alertes de chaque opération.